jueves, 8 de mayo de 2014

Selección de materiales en el portal PARES

El paso previo al empleo de la herramienta de gestión de archivos es la selección de los materiales documentales y archivísticos con los que se pretende trabajar. Dicho de otra forma, se propone la preparación del supuesto práctico a partir de la selección de un Fondo, Sección, Serie y Expediente de un Archivo Español. La documentación archivística más accesible es la que puede encontrarse de acceso libre desde el Portal de Archivos Españoles PARES.

PARES
Es el portal desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, considerado como el principal proyecto de difusión de la archivística española en la web. Es importante reseñar que la documentación disponible consta fundamentalmente de un valor histórico, que da fe de los hechos acontecidos en la historia del país.

PARES consta de diversos métodos de recuperación de la documentación, siempre basándose en el procedimiento archivístico de la identificación de los sujetos productores, el cuadro de clasificación y la descripción archivística a partir de las normas ISAD-G atendiendo en esencia al área de Alcance y Contenido. Las opciones de recuperación de información son las siguientes:
  • Búsqueda Sencilla: Permite una recuperación de fondos, series o expedientes a partir de un término o cadena de texto introducida. Permite distinguir la recuperación en la totalidad de los fondos y en documentación digitalizada.
  • Búsqueda Avanzada: Además de las opciones de recuperación de la búsqueda sencilla, añade la consulta por fechas extremas, sujeto productor, el nombre del archivo, signatura e índices.
  • Inventario Dinamico: Visualiza los últimos fondos, series o expedientes digitalizados y por ende descritos, sin efectuar consulta previa.

Selección de Material Archivístico
En el caso de las presentes prácticas, seleccionaremos un expediente procedente del Archivo General de Simancas, que se encuentra íntegramente digitalizado y descrito. Concretamente se denomina Reformas del Ejército Propuestas por el Virrey. Es muy común encontrar en la denominación de los expedientes, un código de referencia que hace mención expresa a su organización y clasificación en el archivo. Por ejemplo:
  • Código de Referencia: ES.47161.AGS/1.1.19.8/SGU.LEG.6964.58
  • Origen: Archivo General de Simancas, SGU.LEG.6964.58
Además se obtiene toda la distribución jerárquica que se corresponde con el cuadro de clasificación funcional empleado para organizar la documentación de la Secretaría del Despacho de Guerra, hasta localizar el legajo correspondiente a la práctica. Se recomienda la disposición de esta información de la siguiente forma:
  • ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS
    • 1. Fondos de Instituciones del Antiguo Régimen.
  • Secretaría del Despacho de Guerra. (Fondo)
    • Nueva España. (Serie)
      • Nueva España. Tropas e incidencias. (Fracción de Serie)
        • Reformas del Ejército Propuestas por el Virrey (Unidad Documental Compuesta)

Identificación del Código de Referencia
El código de referencia mencionado anteriormente tiene una significación esencial que permite identificar no sólo la agrupación documental concreta, es decir, el legajo o el expediente compuesto, si no, la serie, fondo y archivo en el que se encuentran. Por este motivo es muy importante tener claro cuál es la raíz de la organización, principio de procedencia y sujeto productor en dicho código. Véase el caso concreto:

Código de Referencia: ES.47161.AGS/1.1.19.8/SGU.LEG.6964.58
  • ES.47161. = Código Internacional del Archivo General de Simancas.
  • AGS = Abreviatura normalizada del Archivo General de Simancas.
  • /1. = Fondos de Instituciones del Antiguo Régimen.
  • 1. = Secretaría del Despacho de Guerra.
  • 19. = Nueva España.
  • 8. = Nueva España. Tropas e incidencias.
  • SGU.LEG.6964.58 = Secretaría del Despacho de Guerra. Legajo 6964.58

Cómo preparar la documentación archivística para la práctica
A menudo resulta frecuente cometer errores en la descripción, organización y cumplimentación de la documentación archivística. Por este motivo, se precisa de una preparación exhaustiva de toda la información y documentación que se requiere. En el caso planteado como supuesto práctico, es necesario obtener toda la información que atañe al fondo, serie, fracción de serie y el expediente. Para ello sería necesario examinar de forma pormenorizada el portal PARES. En nuestro ejemplo, debe recopilarse toda la información correspondiente al Archivo General de Simancas, Cuadros de Clasificación, Legislación que afecta a la documentación que se acaba de seleccionar, bibliografía relacionada, descripciones si las hubiera, etc. Un esquema a seguir puede ser el siguiente:

Supuesto práctico
Carpeta: AGS1.1.19.8_SGU.LEG6964.58
Archivo:
AGS.doc
...
AGS_cuadro-clasificacion.doc
...
AGS1_instituciones-antiguo-regimen.doc
...
AGS1.1_secretaria-despacho-guerra.doc
...
AGS1.1.19_nueva-españa.doc
...
AGS1.1.19.8_tropas-incidencias.doc
...
AGS1.1.19.8_SGU.LEG6964.58.doc

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