Reconocimiento de Archon

Archon es una aplicación de gestión de archivos, basada en el modelo norteamericano del record management. Tal y como se alertaba en el capítulo anterior, Archon está específicamente diseñado para un procedimiento archivístico sin mayores estructuras jerárquicas que la oficina administrativa y su transferencia al archivo. Es lógico que en su reconocimiento, se adviertan los siguientes apartados:

Administración de Archon 

Contiene los apartados de gestión general de la aplicación, su funcionamiento, aspectos técnicos de bases de datos, traducción y acceso.

Acerca de Archon: Presenta información sobre la versión de Archon que está instalada en el equipo, así como datos del equipo de desarrolladores, autores del sistema.

Configuración de Archon: Incluye la posibilidad de modificar muy diversos parámetros de configuración de Archon. Entre ellos destacan los relativos a: la Longitud Mínima del Identificador de Adquisición, Clasificación, Colección y Contenido Digital. En relación a la adquisición, se trata de un parámetro que determina la longitud de caracteres que empleará el programa para identificar la procedencia de la documentación ingresada en el centro. Se tiene que garantizar que los códigos que identifican los fondos que se manejan puedan ser ingresados en el programa. Se debe tener en cuenta el nivel de agrupación documental en el que se va a trabajar (fondo, sección, serie, o incluso el expediente). En relación a la clasificación, hay que considerar que afecta al número de caracteres que identifican a un elemento del cuadro de clasificación orgánico o funcional. En cuanto a la Colección, se advierte que afecta en realidad a la identificación de cualquier agrupación documental que se describa en el módulo de colecciones. Por último, en relación al Contenido Digital, debe considerarse el modo en que se identificará un documento cualquiera en versión electrónica.

Manejo de la Base de Datos: Constituye una opción fundamental para posibilitar la importación y exportación de contenidos en Archon. Consta a su vez de los siguientes apartados:

• Importar Base de Datos: ARCHON es capaz de importar datos en formato CSV, EAD, MARC, XML y SQL, además de incorporar una función de comprobación de archivos para la importación de bibliotecas digitales.
• Exportar Base de Datos: Posibilita la exportación en formato SQL de MySQL Server y Microsoft SQL. 
• Información de la Base de Datos: Presenta datos esenciales de conexión y espacio en disco que ocupan los contenidos incluidos en la biblioteca digital y el máximo asumible por el sistema.

Tabla de Información: Visualiza un listado de todas las tablas de la base de datos de ARCHON, atendiendo a un desglosando el número de registros, “filas”, tamaño en disco, fechas de últimas modificaciones de usuarios y la posibilidad de exportar explícitamente la tabla que se seleccione.

Módulo de Idiomas: Permite seleccionar el idioma predeterminado del centro de archivos.

Registro de Modificaciones: Constituye un registro telemático de todas las modificaciones y accesos al sistema tanto para la adición o modificación de registros, descripciones, en cualquier tabla de ARCHON. De esta forma, es posible conocer la fecha, hora, usuario, conexión y equipo que llevo a cabo un determinado cambio o consulta en el sistema.

Mis Preferencias: Permite editar las opciones de acceso del administrador del sistema, su nombre de usuario, contraseña, idioma y paquetes o módulos de acceso directo en la pantalla general de administración.

Módulo de Paquetes: Presenta todos los módulos o paquetes de los que está formado ARCHON, posibilitando su instalación, desinstalación o actualización.

Módulo de Frases: Posibilita la reedición de las traducciones de términos y conceptos del sistema. De esta forma, pueden ser subsanados errores conceptuales y terminológicos, que a menudo se encuentran en la diferente visión de la administración y gestión documental en EEUU y España.

Módulo de Sesiones: Permite visualizar en tiempo real, las sesiones o conexiones de los usuarios al sistema. Esto facilita el control del acceso tanto al panel de administración, como al portal de archivos electrónicos.

Módulo de Grupo de Usuarios: Permite determinar las tipologías de usuarios que pueden operar en el archivo, sus privilegios de acceso, edición, consulta, así como obtener listados de los usuarios que pertenecen a cada grupo previamente definido.

Módulo de Usuario: Posibilita dar de alta a nuevos usuarios, asignar contraseñas, determinar su clasificación o ubicación en función del grupo de usuarios, definición de privilegios y permisos. 

Paquetes de Archon

Constituyen las herramientas de descripción, edición, clasificación y gestión desde las que se opera el trabajo en el archivo con la documentación archivística correspondiente. Archon consta de los siguientes paquetes:

Paquete de Adquisiciones: El módulo de adquisiciones, tiene la finalidad de describir la documentación archivística que es recibida por diferentes vías de ingreso. En la tradición archivística española, la forma más común es la transferencia entre archivos. A su vez contiene los siguientes módulos:

• Módulo de adquisiciones: Permite incluir agrupaciones documentales, que están pendientes de ser transferidas al archivo.
• Módulo de prioridades de procesamiento: Permite establecer los tipos de prioridades que afectan al proceso de transferencia de la documentación en función a sus valores primarios y secundarios.

Paquete de Colecciones: El paquete de colecciones contiene el nucleo de la herramienta Archon para la descripción archivística de las agrupaciones documentales. A su vez contiene los siguientes módulos:

• Módulo de Clasificación: Posibilita la edición de un cuadro de clasificación que se emplea en la organización y descripción archivística de las distintas agrupaciones documentales.
• Módulo de Colecciones: Constituye el módulo de descripción de agrupaciones documentales propiamente dicho, atendiendo a las áreas de descripción de las normas ISAD-G.
•  Módulo de Unidades de Medida: Permite definir las unidades de medida del archivo, mezclando a su vez tipos documentales que pueden encontrarse en los expedientes, pero que por su naturaleza, suponen una extensión formato o dimensiones determinadas.
• Módulo de Nivel/Contenido: Permite editar e incluir las denominaciones de las agrupaciones documentales, que suponen un nivel de descripción en torno al contenido y materiales de que consta.
• Módulo de Ubicación: Permite definir diferentes ubicaciones, en función de criterios físicos y de las propias unidades intelectuales o clasificatorias definidas en el archivo.
• Módulo de Tipos de Material: El módulo que en principio pudiera contener los tipos documentales más habituales de la administración, es decir, tipos de trámites, procedimientos, actos, minutas, borradores, etc. en realidad, atiende al tipo de documento en relación a su naturaleza oficial, personal o de publicación general. Esto supone una disposición muy vaga de los tipos documentales que en realidad son necesarios incluir.
• Módulo de Instituciones: Permite añadir los Archivos o Centros responsables de la descripción de las agrupaciones documentales que se describen en el paquete.

Paquete de Productores: Constituye el módulo esencial para la descripción de las entidades públicas y privadas que generan la documentación archivística, como resultado del ejercicio de sus funciones y actividades. Para ello, este módulo emplea los fundamentos de la descripción por medio de las normas ISAAR-CPF.

Paquete de Biblioteca Digital: Constituye el apartado de Archon destinado a lo que realmente se denomina el Archivo Digital. Posibilita la descripción de documentos digitalizados y su disposición en red a través del portal del archivo de forma automática.

• Módulo de Biblioteca Digital: Permite vincular y adjuntar documentación digitalizada a una determinada agrupación documental. Tiene en consideración, opciones de descripción específica para cada documento electrónico, información específica del sujeto productor, asignación de materias y descriptores.
• Módulo de Tipo de Archivo: Permite editar, modificar o añadir nuevas tipologías de documentos electrónicos. En este apartado, Archon está perfectamente ideado y apenas requiere cambios de parametrización.

Paquete de Investigación: Se concibe como un conjunto de módulos destinados al principal usuario del archivo histórico según el modelo norteamericano de archivos, “El Investigador”. Consta de los siguientes módulos:

• Administrador de motivos de visita: Corresponde a todas las posibilidades en la recepción de visitas, tanto desde el punto de vista de la investigación, como del estudio, la divulgación, la consulta general, etc. De adaptarse Archon a un archivo central o intermedio, estos aspectos podrían variar notablemente, ya que no sólo existiría un único grupo de usuarios, “El investigador”, al que afectan una serie de motivos de uso, consulta o visita del archivo. De esta forma sería posible la disposición de otros como “El ciudadano”, “Técnicos de la Administración”, “Otras entidades públicas y privadas”, etc.
• Administrador de citas: Constituye un sencillo gestor de las visitas in-situ que se efectúan al archivo. De esta forma se garantiza el control y el orden de acceso establecido.
• Administrador de cuentas de investigador: Módulo de administración de investigadores que están registrados para desempeñar sus actividades en el archivo.
• Administrador de tipos de investigador: Módulo que permite establecer las categorías o grupos de investigadores del archivo.

Paquete de Materias: En Archon la recuperación de información se plantea atendiendo tanto a la navegación a partir de las agrupaciones documentales organizadas en torno a un cuadro de clasificación funcional, a partir del texto completo de las descripciones incluidas por el archivero en los diversos campos de descripción y por medio de descriptores específicamente pensados para la descripción de ciertas facetas o categorías verdaderamente identificativas del documento archivístico. Este es el objetivo de dicho paquete que consta de los siguientes módulos:

• Módulo de Materia/Género: Está diseñado de forma tal que se puedan crear redes terminológicas normalizadas, relacionadas por las categorías establecidas en el módulo de tipos de materias.
• Módulo de Fuentes de Materias: Permite definir los lenguajes documentales, ontologías, tesauros, índices y listados de términos, descriptores que se están utilizando en los procesos de indización de la documentación archivística.
• Módulo de Tipos de Materias: Responde a la necesidad de establecer categorías de descriptores que posibiliten la indización de la documentación archivística. Se encuentran en muchos casos mezclados aspectos muy diferentes a los que en principio caben esperar: Onomástico, Función, Fecha, Nombre de Familia, Tipo de Material, Género o Forma, Geográfico, Puestos, Título, Términos Descriptores.