Automatización de archivos: Adaptación de un SGDA de la concepción Americana a la Española

Actualmente no es accesible ningún sistema de gestión de archivos basado en el modelo archivístico español. Sí existen sistemas propietarios y ad-hoc (a medida) para administraciones de carácter autonómico e incluso local. Algunos ejemplos de ello son AIGEA/ALBALA (Sistema de gestión integral de archivos de la junta de castilla y león, desarrollado por la empresa Baratz), SPIGA (Soporte, producción, información, gestión administrativa y archivos del Principado de Asturias), ACTA (Administración, control y tratamiento de archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucia), SIGEDA (Sistema de gestión documental y administración de archivos de la Generalitat de Catalunya).

Dadas estas restricciones, en esta asignatura se opta por emplear el SGDA (sistema de gestión de archivos) ARCHON desarrollado con código libre por la Universidad de Illinois at Urbana-Champaign en EEUU. Esto supone utilizar una aplicación concebida para un modelo archivístico distinto al nuestro.

ARCHON proporciona una plataforma unificada, tanto para la descripción archivística como para su acceso. De esta manera se puede emplear ARCHON, tanto en la automatización de la descripción de los fondos archivísticos como para la digitalización del propio archivo así como su visualización a través de un portal público de cara a su recuperación.

Problemas y dificultades de adaptación

El Sistema Archivístico y el Proceso de Transferencia. 

Problema: El primer problema que se encuentra en la adaptación de ARCHON al modelo archivístico español, es la gestión de las operaciones de transferencia, ya que el modelo norteamericano sólo contempla un archivo definitivo al que compete la custodia, conservación y difusión de documentación archivística con valores secundarios. En el modelo Español hay que recordar que existen al menos 4 estadios de la documentación archivística en su ciclo vital, desde el archivo de oficina o gestión, hasta finalizar en el archivo histórico, pasando por el central e intermedio. La transmisión de la documentación entre archivos se lleva a cabo mediante el proceso de transferencia y a partir de los instrumentos de descripción específicos como las relaciones de entrega de series y materiales documentales. Esto supone una diferencia fundamental con respecto al modelo que se observa en ARCHON.

Solución: De cara a las prácticas y pruebas que se llevarán a cabo en ARCHON, se considerará que la ubicación de la aplicación corresponderá a un único archivo del sistema archivístico español. Por ejemplo un Archivo Central o un Archivo Histórico. De esta forma, se podrán llevar a cabo prácticas de descripción de fondos, secciones, series y expedientes en un determinado punto de su ciclo vital. De esta forma y teniendo en cuenta que ARCHON sí respeta las directrices de descripción ISAD-G, ISAAR-CPF y aplica los formatos EAD, se facilita una herramienta que ayuda al alumno a poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en materia de archivos, tanto para su reconocimiento, crítica y puesta en marcha.

Aspectos Conceptuales y de Traducción. Colecciones, Materias, Contenido Digital...

Problema: ARCHON presenta problemas en relación a ciertos aspectos conceptuales inherentes al modelo de archivos norteamericano y otro tipo de problemasen relación a la traducción por defecto de algunos términos especializados. Es apreciable la aparición de conceptos como Colección en vez de Fondo, Creators en vez de Sujeto Productor, Asuntos como Materias y Descriptores, Biblioteca Digital en vez de Archivo Digital, Adquisiciones en vez de Transferencias, Módulo de Clasificación en vez de Cuadro de Clasificación Orgánico o Funcional, etc.

Solución: Siendo ARCHON origen de estos problemas, también presenta la solución, gracias a sus posibilidades de configuración de los parámetros, módulos de traducción y reedición de frases que operan en la aplicación. De esta forma, es posible cambiar o modificar los conceptos y traducciones erróneas, así como lograr una adaptación lo más cercana posible a la terminología y opciones que subyacen de la tradición archivística española.

Ventajas y Nuevas Posibilidades
Uso y Aplicación de las directrices normativas ISAD-G e ISAAR-CPF; Conversión automática de las descripciones al formato EAD;  Sistema de recuperación y consulta de documentación archivística desde portal en red; Disponibilidad de Archivo Digital; Altas posibilidades de adaptación y modificación de las características de funcionamiento de ARCHON; Capacidades de importación y exportación de contenidos en formatos normalizados SQL, EAD, CSV y MARC; Aprendizaje de los aspectos fundamentales de gestión y descripción de archivos.