miércoles, 26 de marzo de 2014

Práctica 6: Configurando PMB

Uno de los procesos más complejos durante el proceso de automatización de una biblioteca es la configuración del SIGB (sistema de gestión integral de bibliotecas). Como se ha podido comprobar, la configuración general y de los distintos módulos tiene una dedicación exclusiva en PMB, que implica la edición de decenas de parámetros que afectarán al correcto funcionamiento del programa. El objetivo de la práctica es conocer en profundidad las posibilidades de configuración del programa, las que afectan a la catalogación, gestión de los préstamos, el OPAC y el funcionamiento general de los módulos.

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Práctica 5: Reconocimiento de PMB

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su parametrización como en su configuración. Para tomar conciencia de las características de PMB, en la toma de contacto propuesta, se recorrerán las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo estan organizados. De esta forma se tendrá una idea general de su diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso pormenorizado de su estructura, atendiendo a los siguientes puntos.
  • Describe qué módulos tiene PMB, sus funciones básicas y desde dónde son accesibles.
  • En dónde se pueden cambiar los parámetros de configuración general.
  • Qué se puede editar en PMB desde el Módulo de Administración.
  • Localiza el OPAC y describe que campos de recuperación posee.
  • Localizar documentación de referencia.
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jueves, 20 de marzo de 2014

La Migración de datos. Exportación e Importación

Se denomina migración de datos, al proceso que tiene por objeto tanto la importación como la exportación de una determinada información almacenada en un sistema de bases de datos, para llevar a cabo su traspaso.

La migración de datos tiene su fundamento en la ampliación un sistema de gestión de base. En este contexto, se trata de exportar los datos a un nuevo sistema con mayor capacidad o más funciones adicionales. Estos cambios llevan consigo una adaptación de todos los datos de una base de datos a otra. Por tanto siempre que se producen cambios de un sistema de gestión a otro, se habla inevitablemente de los procesos de migración de datos.

Con bastante frecuencia, las operaciones de exportación de datos, requieren de un tratamiento especial, resultando muy costosas de llevar a cabo. Esto sucede cuando:
  • El formato de exportación de datos no coincide con el de importación de la nueva aplicación: Es muy típico encontrarse con una incompatibilidad de los formatos de salida y entrada entre dos aplicaciones, en algo tan básico como el formato. Por ejemplo, partiendo de un sistema que sólo sea capaz de exportar en formato ".wk1" e intentemos importar sus contenidos a una base de datos MySQL que sólo acepta la importación de archivos con formato y extensión ".sql", ".xml" o ".csv"
  • Otro problema muy común es la codificación del set de caracteres. Con frecuencia en muchos casos, se tratan de importar datos codificados con normas ISO 8859-1, cuando las tablas de la base de datos de destino esta configurada para formatos UTF-8 Unicode. Dicho de otra forma, es necesario que los datos tengan características de codificación para que puedan ser identificadas correctamente y evitar una transformación inadecuada de los caracteres especiales.
  • Cuando la extensión del formato de archivo está bien definida, pero no lo está la codificación interna del formato. Dicho de otra forma, la información contenida en el archivo de exportación, no está correctamente definida o delimitada. Esto provoca que el sistema de destino al que se pretende exportar todos los datos, no diferencie correctamente qué información corresponde a qué campo descriptivo o etiqueta.

La delimitación de los campos y de la información en un formato de exportación

La migración de datos, depende completamente de la manera en que representar la información. La delimitación de los datos y los campos de información son conceptos cruciales, de cara a facilitar la importación/exportación de un catálogo bibliográfico de un sistema de gestión de bibliotecas a otro, incluso para sistemas de gestión de archivos que utilicen otros modelos de descripción no basados inicialmente en el bibliográfico.

Los delimitadores como su propio nombre indica, son marcas que permiten identificar los segmentos de datos o contenidos de un determinado registro. Por tanto, cualquier formato de exportación de datos que esté debidamente delimitado, representa a la postre una tabla de una base de datos y en consecuencia todos sus campos. De esta forma se puede obtener una copia íntegra y exacta de la información original, quedando reproducida tanto en su forma y estructura como en su contenido.

Para lograr trasladar no sólo la estructura sino un contenido o información de origen, existen múltiples formas de representar y delimitar los datos, los campos que los contienen y en definitiva la estructura completa original. A menudo en los sistemas de automatización se desarrollan formatos propios, que plantean una codificación en la delimitación que reviste en algunos casos de gran complejidad. Esto se debe no sólo a cuestiones operativas, sino también comerciales y de protección de los sistemas de gestión que se desarrollan, evitando la operatividad de un centro bibliotecario, archivo, centro de documentación o museo, para poder transformar y manipular la información que originalmente creo y alimento en el sistema. Esta situación que puede llegar a ser paradójica, es real y limita sobremanera las operaciones de estudio estadístico de la colección bibliográfica y su circulación, de la gestión archivística y la tramitación de los expedientes y sus seguimientos, etc. Otros problemas que puede causar un formato de exportación no normalizado o convenido para su compatibilidad con otras herramientas de tratamiento de la información, es la limitación en el desarrollo de catálogos y publicaciones de referencia que tradicionalmente el documentalista y el archivero llevan a cabo con meridiana frecuencia; entre otros muchos motivos.

Conocida la problemática y la importancia de confeccionar formatos de migración o exportación de datos bien diseñados, se debe explicar como edificarlos convenientemente atendiendo a su casuística y diagnóstico general. Según se muestra en el gráfico de delimitación de campos e información, es obligado establecer minimamente dos delimitadores que correspondan al inicio y al final de un dato o un campo. De esta forma, cualquier PARSER o analizador de datos, es capaz de seguir un patrón sencillo de la codificación que se ha establecido para el formato de exportación correspondiente. A su vez es necesario establecer un delimitador que diferencia el inicio y el final de cada registro. Téngase en cuenta que un registro puede tener múltiples campos y múltiples datos, por lo que si se desean representar todos los datos de un registro bibliográfico o las descripciones de un expediente administrativo, se requiere obligatoriamente diferenciar la separación entre los diferentes asientos de la tabla.

Todos los separadores responden al esquema presentado, por lo que se observará siempre que la delimitación de datos y campos de un registro y a la postre de una tabla, mantienen un concepto de anidamiento singular.


A su vez, los delimitadores se conforman mediante caracteres ASCII, términos a modo de etiquetas previamente establecidas, códigos que definen un campo (como en el caso de las etiquetas MARC), códigos alfanuméricos, mezcla de códigos y caracteres especiales ASCII, o combinaciones entre todos estos elementos. Dicho de otra forma, cualquier palabra o término inventado, puede ser un delimitador válido, siempre y cuando se emplee conforme a unas normas de descripción para un campo de una tabla. Lo lógico es que en muchos casos los delimitadores sean los nombres de los campos de la tabla, de forma que se pueda identificar rápidamente la estructura original de la misma y encapsular la información.

Pero no siempre los formatos de exportación de información bibliográfica responden a estos esquemas que la lógica impone. Es el caso del formato ISO2709 ya que emplea delimitadores iniciales diferentes a los delimitadores finales. Por tanto en dicho caso si bien se cumple lo propuesto en el presente esquema, también es verdad, que está pensado para que la delimitación sea analizada de forma recursiva en función a las etiquetas que el PARSER tenga definidas como variables permitidas. Dicho de otra forma, el analizador de datos, define que el contenido de datos que encuentre en el espacio correspondiente entre la primera etiqueta de campo y la siguiente, corresponde a un dato de la primera etiqueta y así sucesivamente. Véase el siguiente esquema sobre delimitación de campos y datos en ISO2709-Unimarc.


A este modelo especial, hay que añadir el modelo de delimitación por anidamiento nodal, delimitación por caracteres especiales y código inicial y caracteres especiales finales. En todos los casos es posible de igual forma establecer la distinción de los diferentes datos y sus correspondientes campos.


Pasos para llevar a cabo una Migración de datos
  • Limpieza de las tablas de la Base de Datos.
  • Consolidación de las tablas de la Base de Datos.
  • Mapeado de las tablas de Origen y Destino.
  • Definición de Formato de Origen y Destino.
  • Ruta de Saltos de Formato en la Migración.
  • Definición del Set de Caracteres de Origen y Destino.
  • Comprobación de los delimitadores de campos.
  • Migración de Prueba.
  • Evaluación y Comprobación de Errores.
  • Depuración Final.

Formatos de Migración más Comunes

  • Formato .CSV:

    • CSV son las siglas de Comma-separated values, y se considera uno de los formatos de exportación más sencillos que se hayan diseñado nunca. CSV permite representar todos los datos en forma de tabla, de forma que se adapta por completo a toda la casuística de tipologías de bases de datos y especificaciones de cada campo, con independencia de su naturaleza, ya sea numérico, fecha, texto, etc.

    • Se caracteriza por utilizar unos caracteres separadores para diferenciar las columnas de la tabla. Dichos separadores son siempre las comas ",". De esta forma el salto de línea representa una fila de datos nueva, diferente a la anterior. Otra de las reglas de construcción de un archivo CSV es la disposición de comillas dobles para separar columnas, siempre que en el valor textual de cada campo se incluyan comas "," como parte del contenido.

    • El formato CSV no requiere de un set de caracteres concretos, por lo que tiene una gran interoperabilidad en diferentes aplicaciones.

    • De cara a la importación y exportación de catálogos bibliográficos es muy adecuado, siempre que se definan correctamente las etiquetas catalográficas de cada columna de forma adecuada y se generen todos los campos necesarios. Por lo que requiere de una exhaustividad descriptiva importante para reflejar todos los campos que el estándar ISO2709 establece.

    • Referencias sobre CSV

  • Formato .TAB:

    • El fichero TAB, toma su nombre de Tabulación. Al igual que CSV es un formato de texto, pero difiere en la forma de delimitar los campos de datos, ya que utiliza las tabulaciones o espacios para separar cada columna de datos. Por otro lado al igual que CSV, cada salto de línea corresponde a una fila o registro nuevo de la tabla que se trata de exportar. Estas características hacen que .TAB no sea un formato adecuado de exportación al menos en lo que al catálogo se refiere, ya que se generan excesivos caracteres en blanco para poder hacer coincidir en cada columna la información correspondiente a un campo.

    • De hecho es un formato de exportación utilizado fundamentalmente para pequeñas migraciones de datos y para tablas de menores dimensiones que no revistan de una complejidad o extensión excesivas. En esos casos y en aquellos en los que los valores de cada campo no son excesivamente largos, el formato .TAB sigue utilizándose frecuentemente, aunque en claro detrimento en favor de CSV.

  • Formato .XML:

    • XML es uno de los mejores formatos para la exportación de la información de un catálogo bibliográfico. Destaca fundamentalmente por ser completamente adaptable a cualquier esquema de datos por complejo que pueda resultar. Esto se consigue gracias a que es un lenguaje de marcas extensible que depende de un Schema o Document Type Description para su verificación. De esta forma se puede definir por completo las características de cada uno de los campos de descripción de un catálogo automatizado según las normas o reglas de catalogación establecidas. Un ejemplo de ello es el formato MARC XML que trata de implantar la Library of Congress, que permite adaptar sus registros a una serie de items que reflejan todas las etiquetas, campos numéricos y subcampos correspondientes para la descripción bibliográfica. De esta forma se logra representar todo el etiquetado MARC y toda la casuística que conlleva atendiendo a una sintaxis y normas definidas.

    • Por tanto XML, al establecer etiquetas de inicio y cierre de los contenidos, permite def¡nir de forma muy sencilla el nombre de los campos, sus atributos y valores. A diferencia de CSV que obligaba a introducir todos los datos de un registro en una sola línea, XML permite el anidamiento de los registros favoreciendo la separación de cuantos asientos bibliográficos o registros sean necesarios, sin límites físicos en los archivos. Por este motivo, resulta más fiable porque reduce errores y pérdidas de información en las migraciones que se efectuen.

  • Formato ISO 2709 Unimarc:

    • Se considera un formato de exportación fundamental, necesario en cualquier sistema de gestión de bibliotecas. De hecho su norma internacional lo titula como "Format for Bibliographic Information Interchange" Formato para el Intercambio de Información Bibliográfica. Fue diseñado a partir de la década de los 60 y desde entonces ha sufrido múltiples revisiones, hasta llegar a la actual ISO 2709:1996.

    • Cada registro en formato ISO2709 se caracteriza por tener cuatro apartados principales, a saber:

      • Rótulo de la Etiqueta: Son los primeros 24 caracteres del registro. Siendo la única porción del formato que se traslada formateada en su extensión original. Además incluye la extensión y dirección base de los datos contenidos en el registro.

      • Directorio: El segmento de directorio, permite establecer las posiciones de entrada en el registro, mediante las etiquetas de campo. A su vez, cada entrada de directorio tiene cuatro subcampos que no pueden exceder de una extensión de 9 caracteres.

          • Etiqueta de Campo.
          • Extensión del Campo.
          • Caracter de Inicio del Campo.
          • Definición de Parte.

      • Campos de Datos: Son los elementos contenedores de toda la información bibliográfica.

      • Separador de Registro: Un caracter sencillo de separación para cada registro.
    • En relación a los campos del formato ISO2709, existen tres tipos fundamentales:

      • Identificador de Campo en el Registro: Es el campo que identifican el registro, siendo asignado por el centro o institución catalogadora que ha elaborado la catalogación del documento. Se identifica por la etiqueta 001.

      • Campos Reservados: Contiene información que puede ser necesitada para el procesamiento de la información bibliográfica recogida en campos especializados. Se identifican por estar representados mediante etiquetas que varían desde 002-009 y 00A-ZZZ.

      • Campos Bibliográficos: Son campos específicos para la descripción de los documentos y que constan de rangos 010-999 y 0AA-ZZZ. Los campos de descripción bibliográfica tienen separadores especificos, determinados a su vez por la norma ISO 646, es decir por la American Standard Code for Information Interchage o ASCII. Además cada campo, puede disponer a su vez de subcampos que corresponden o equivalen a las marcas de los dólares en formatos MARC, que están limitados a un espectro comprendido entre 0 y 9.
    • Todas estas características de la codificación de un registro bibliográfico en ISO2709, responden de forma directa a las convenciones establecidas en lo que se viene denominando como formato UNIMARC. Dicho de otra forma, con la norma ISO, se obtiene un registro bibliográfico que cumple con todas las especificaciones del estándar de descripción bibliográfica uniforme y convenido internacionalmente, es decir, UNIMARC. Esto se debe a que la estructura de datos utilizada es una implementación de las ISO2709. En definitiva y a efectos prácticos, codificar en UNIMARC es lo mismo que codificar en ISO2709. Véanse los siguientes ejemplos:

Registro ISO2709 Raw o Crudo



El mismo Registro ISO2709 formateado al estándar UNIMARC



Set de Caracteres más Comunes
  • Anteriormente se ha citado brevemente la disposición del ISO 8859-1 que es el set de caracteres para definir el alfabeto latino que incluye a su vez los símbolos diacríticos más utilizados en castellano y portugués es decir "ñ" y "ç" entre otros, y que corresponden a los primeros 256 caracteres del estándar Unicode. Dicho esto, si bien ISO 8859-1 tendría que ser compatible con el set UTF-8 Unicode, (por forma parte de la norma Unicode), la tendencia actual es la transformación del primero en éste último. Esto se debe a una serie de características que hacen especial al set de caracteres UTF-8 Unicode que son las siguientes:

  • ISO 8859-1
    • Es la norma de codificación especializada en caracteres latinos de primer bloque que comprende los primeros 256 caracteres del set ISO 10646, del que derivó posteriormente en el set de codificación de caracteres UTF-8.
    • Esta norma no es universal, puesto que sólo representa los caracteres de los principales idiomas europeos.
    • La capacidad de codificación de ISO 8859-1 es de 8 bits al igual que UTF-8, pero con la desventaja de que los caracteres codificados en cualquiera de los casos ocupan más de 4bytes. Esto hace que la carga de un documento codificado con ISO 8859, sea más lenta.
    • Es muy corriente encontrar archivos HTML, definidos con este set de caracteres, por lo que HTML como formato de exportación tendrá que ser verificado en este punto para ser convertido si fuera necesario.
    • Véase Norma ISO 8859-1

  • UTF-8 Unicode
    • Es capaz de codificar cualquier caracter, puesto que esta diseñado para codificar con 8 bits de longitud de variable. De aquí que se considere el set de caracteres universal. (No obstante también se están empleando sets de hasta 32 bits que benefician principalmente a la codificación de caracteres de tipo ideográfico o visual, como caracteres chinos, japoneses o árabes)
    • No comprime la codificación de los caracteres, por lo que las notaciones textuales son completas.
    • Pese a las carencias de compresión de caracteres, los caracteres latinos propios de la ISO 8859-1 son codificados con extensiones entre 1 y 4 bytes. Esto supone una reducción de la memoria necesaria para ser cargados.
    • UTF-8 es el set de caracteres predeterminado para XML. Por tanto los archivos exportados en dicho formato, se deben codificar, tanto de salida como de entrada con UTF-8 Unicode.
    • Véase Norma UTF-8.

Referencias de ISO 2709

Referencias sobre migración de datos

martes, 18 de marzo de 2014

Práctica 4: Administración de OpenBiblio

OpenBiblio permite administrar la configuración completa del sistema de gestión, en relación a las políticas de préstamos, los tipos de colecciones, materiales, usuarios que posibilitan un sencillo uso de la aplicación. Pero también tiene opciones de importación de registros bibliográficos mediante formato USMARC. En la práctica propuesta, se llevará a efecto la práctica de estos puntos:
  1. Realizar ciclos completos de préstamo. Para ello se seleccionarán varios usuarios a los que se les prestará diversos documentos, de forma que se verifiquen las políticas de préstamo del sistema. Para ello se utilizará el módulo de circulación de OpenBiblio y se anotará el procedimiento empleado para llevar a efecto el servicio de préstamo en el sistema. Cada paso se deberá justificar de forma que aparezcan las pantallas de información del préstamo, así como de las devoluciones de los documentos prestados.

    • Indicar la Política de Préstamo que tiene el sistema para las obras prestadas. Comprobar que corresponde dicha política en el apartado de administración del sistema.

    • Comprobar si es posible imprimir estadísticas de los préstamos activos. En caso afirmativo, desde qué módulos se puede llevar a cabo.

    • Extraer una muestra mediante impresión de pantalla o copia de la misma que identifiquen todos los pasos del préstamo y de la devolución de documentos. Indicar que pasos se dan para hacer el ciclo de préstamo completo.

  2. Configuración y Administración. Describe someramente las áreas de administración y configuración de OpenBiblio siguiendo los siguientes enunciados.

    • Detectar y Describir la opción de administración que permite configurar el tiempo de las sesiones de trabajo y OPAC de los usuarios.

    • Crea un nuevo tipo de miembro o usuario en la biblioteca. Para ello detecta la opción que permite llevarlo a cabo y describe sus posibilidades.

    • Crea más campos de descripción para los tipos de usuario que has creado. Localiza la función de administración del sistema que permite llevarlo a cabo.

    • Crea 2 tipos de documentos nuevos que no estén reflejados en la tipología documental del sistema. Detecta que opción de configuración es la que posibilita ese acción.

    • Crea 2 nuevas colecciones en la biblioteca relacionadas con alguna de las áreas de conocimiento que se proponen (Literatura, Biblioteconomía, Ciencias Experimentales)

    • Configura las políticas de préstamo necesarias en el sistema para poner a disposición de los tipos de usuarios creados los tipos de documentos nuevos que se han generado. Explica cual es el proceso e incluye referencia visual o impresión de pantalla.

  3. Estadísticas y Etiquetas. Openbiblio permite opciones estadísticas sencillas e incluso imprimir etiquetas. Por lo tanto sigue el siguiente planteamiento:

    • Genera las etiquetas de los libros o documentos que fueron registrados en la práctica anterior. El resultado del proceso es la creación automática de un documento PDF con los códigos de barras, tejuelos e información básica de los 5 documentos que se incluyeron. A efectos de esta práctica, guardar el documento PDF para adjuntarlo como prueba de este punto.

    • Genera un informe de usuarios y documentos en circulación. el resultado será una tabla web que debe ser incluida para demostrar este punto. Téngase en cuenta que para llevar a efecto este apartado es necesario realizar préstamos que se mantengan activos hasta el momento de elaborar dicho informe con el sistema.

    • Practica una reserva en el módulo de circulación y comprueba que aparece en el informe de reservas o pedidos. Extraer informe y adjuntar.

  4. Migraciones e Importaciones. Trata de determinar las posibilidades de exportación e importación de OpenBiblio, justifica tu respuesta.

    • Qué formatos de exportación del catálogo bibliográfico permite el interfaz de OpenBiblio.

    • Qué formatos de exportación de datos permite la base de datos que soporta OpenBiblio. (Pista: Investigar Formatos de Exportación de PhpMyAdmin con MySQL)

    • En caso de querer importar información bibliográfica, qué tipo de formato de descripción bibliográfica acepta OpenBiblio.

    • Importa 10 registros a OpenBiblio, partiendo de la Library Of Congress. Explica el mecanismo de importación. ¿Existe una fase o mecanismo de prueba antes de la transferencia de datos?

    • Es posible importar registros bibliográficos de la Biblioteca Nacional de España. Si es posible razona tu respuesta. En caso contrario explica que formato se ha utilizado en la importación.

miércoles, 12 de marzo de 2014

Práctica 3: Introducción a OpenBiblio, Primeros Pasos

OpenBiblio es un SIGB (Sistema de Gestión Integral de Bibliotecas) de código abierto indicado para la automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda de los 10.000 ejemplares. Dada su sencillez, lo convierte en una buena herramienta de instrucción, previa al estudio de sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un sistema de gestión de bibliotecas, se propone la siguiente práctica consistente en los siguientes apartados:
  1. Configurar la cuenta de administración: Para ello el módulo Admin, dispone de una opción Staff Admin que permite configurar los detalles de la cuenta personal de cada miembro de la plantilla de la biblioteca. Cambiar nombre, apellidos y revisar los permisos de edición, de forma que todos estén marcados.

  2. Dar de alta a 5 nuevos usuarios de la biblioteca: Para ello el módulo Circulation, consta de la opción New Member, que permite dar de alta nuevos usuarios en la biblioteca.

  3. Generar con éxito 5 registros bibliográficos completos: La descripción bibliográfica se efectúa desde el módulo Cataloguing en la sección New Bibliography, permitiendo, la descripción de las principales áreas de uniformidad para todas las versiones de UNIMARC. No obstante OpenBiblio fue concebido para adaptarse en mayor medida a formatos USMARC.

  4. Generar un Informe del Catálogo que permite probar que los documentos fueron incluídos correctamente y son visibles desde el OPAC: Utilizar el módulo Reports y seleccionar el filtrado de informes por catálogo en Cataloguing >> Copysearch. Si los registros bibliográficos fueron creados y dados de alta correctamente, el informe constará de todos ellos. En caso contrario, puede que existan registros bibliográficos catalogados en Openbiblio y no hubiesen sido dados de alta con un número de registro correspondiente, revísese.

    Práctica 2: Software complementario para bibliotecas

    La automatización de bibliotecas no sólo implica la gestión integral de la documentación y sus servicios, si no también y no menos importante la mejora de sus complementos de gestión bibliográfica de cara al usuario. Para ello existe un software paralelo que facilita al usuario especializado la organización y citación de referencias bibliográficas. Responda a los siguientes apartados sobre este tipo de programas o aplicaciones.
    1. Localiza y describe la utilidad de los siguientes programas de gestión de recursos y citas bibliográficas Procite, RefWorks, EndNote, Zotero, Mendeley, atendiendo a los siguientes aspectos:

      • Nombre o título de la aplicación
      • Dirección URL del software
      • Utilidad de la aplicación de cara a la gestión de recursos bibliográficos. Es decir, qué opciones de operabilidad, interacción o conexión posee para obtener información bibliográfica de un OPAC o un sistema de gestión de bibliotecas
    2. Existen programas de código abierto o software libre que efectúen las mismas funciones y servicios. Determinar cuáles son y responder a los siguientes apartados:

      • Nombre o título de la aplicación
      • Dirección URL del software
      • Breve descripción del entorno de aplicación. Tipo de Biblioteca a la que está destinado su uso o empleo

    3. ¿Qué diferencia existe entre un programa de gestión de bibliotecas y un programa de gestión de recursos bibliográficos? Razona tu respuesta.

    Descargar Práctica02 sobre Software complementario para bibliotecas

    Práctica 1: Software de código libre para bibliotecas

    Como práctica introductoria a la automatización de unidades de información, resulta recomendable conocer el software existente en el mercado, que permite llevar a cabo la informatización de los servicios, procesos y actividades bibliotecarias. Para ello se deberán efectuar las siguientes búsquedas y responder a los siguientes interrogantes.

    1. Especifica qué software de gestión bibliotecaria existe, distinguiendo si es de pago o de código libre o abierto.
    2. Para efectuar las búsquedas de programas de código libre se recomiendan cuatro fuentes de información principal.
    3. Analiza los siguientes sistemas de Código Abierto (Koha, OpenBiblio y PMB) atendiendo a los siguientes apartados.
      • Dirección URL del Sitio Web. 
      • Breve descripción del entorno de aplicación. 
      • Tipo de Biblioteca a la que está destinado su uso o empleo.
      • Requerimientos del software. 
      • Localiza bibliotecas que utilicen el sistema Koha. 
      • Enlaces a manuales o información extra para su manejo, instalación o funcionamiento. 

    Descargar Práctica01 sobre Software de Código Libre para Bibliotecas

    jueves, 6 de marzo de 2014

    Parametrizar un Sistema de Gestión de Bibliotecas

    El concepto parametrización, responde a una cuidadosa planificación de la biblioteca a la hora de determinar, que tipologías de documentos introduce, que políticas de préstamo afectarán a qué tipo de documentos y qué tipos de usuarios, qué denominación tendrán las localizaciones de los documentos, etc. Todos estos valores, responden ante lo que se suele llamar parametrización del sistema. Si bien no es algo que venga hecho, sí es responsabilidad del centro elaborar dicha planificación y establecer unos parámetros normalizados para operar con la información y registros con los que se alimente el sistema. En este apartado se pretende aportar un método de trabajo para identificar rápidamente qué aspectos son susceptibles de un proceso de parametrización y en que aspectos pueden ser definidos.

    Por regla general, en la práctica totalidad de los sistemas de gestión de bibliotecas, es posible determinar los siguientes parámetros:
    • Tipo de Usuario.
    • Tipo de Documento.
    • Perfil de Préstamo.
    • Estado de Conservación del Documento.
    • Estado de Circulación del Documento.
    • Localizaciones del Documento.
    • Definición de Plantas, Salas, Estanterías e Incluso Baldas.
    • Orígenes del Documento.
    • Tipo de Adquisición del Documento.
    • Perfil de Colección.
    • Categorías de Difusión Selectiva de la Información.
    • Categorías de Autoridades.
    • Categorías Estadísticas Biblioteconómicas.
    En todos los casos, se suelen definir cuatro aspectos:
    • Código del Parámetro.
    • Denominación del Parámetro.
    • Descripción del Parámetro.
    • Valores Específicos del Parámetro.
    Siempre es conveniente que todos los aspectos que se definan, sean normalizados conforme a la política de la biblioteca y a formas sintácticas previamente reglamentadas o convenidas.
    • Códigos de los Parámetros. Siempre o todo el código en Mayúsculas o en Minúsculas.
    • Fechas. Utilizar formato estándar del sistema. yyyy/mm/dd. puesto que es una norma que reconocen todos los programas y sistemas operativos, facilitando la ordenación cronológica automática.
    • Resto de valores. Según particularidades del sistema.

    Ejemplo de Parametrización de Políticas de Préstamo



    Ejemplo de Parametrización de Tipología Documental



    Ejemplo de Parametrización de Tipología de Usuario



    Ejemplo de Parametrización del Estado de Conservación del Documento


    miércoles, 5 de marzo de 2014

    Módulos de un sistema de integral de bibliotecas: Administración

    En automatización de Bibliotecas, es necesario entender la estructura y arquitectura de los sistemas de gestión bibliotecarios. Todo servicio, actividad y proceso de la biblioteca queda descrito y programado en módulos. Los módulos son agrupaciones de pequeños programas diseñados para cumplir una serie de funciones concretas, de manera que la información y datos que manejan pueda ser compartida e integrada por el resto de módulos del sistema. Dicho de otra forma, los módulos contienen las rutinas de servicios, procesos y actividades de la biblioteca, y por ello están íntimamente relacionadas. Recuérdese que la información y datos bibliográficos, así como de usuarios, políticas de préstamo, tesauros, clasificaciones, etc. están recogidos en bases de datos y tablas de acceso común para todas estas pequeñas aplicaciones. Esto significa a su vez que comparten variables de forma que es muy sencilla la conexión de unas funciones del sistema con otras.

    Como se acaba de explicar los sistemas de gestión funcionan gracias a una programación modular, además de la definición de las funciones y las tareas que deben realizar para con la base de datos que administran, editan o modifican. Pero esta sencilla teoría es interpretada de muy diversas formas, según los desarrolladores de las aplicaciones. Es decir, existen diversos enfoques en la concepción de estos sistemas. Por ello se denomina Arquitectura de sistemas, en el presente contexto, a la forma o manera en que se deben asignar las funciones a los diversos módulos, así como determinar sus relaciones y cargas de trabajo.

    Si bien un modelo de arquitectura como el expuesto en la próxima imagen, desentraña un esquema intermedio, también existen sistemas de tipo distribuido y centralizado:
    • Enfoque de un sistema centralizado es aquel que se apoya sobre un módulo de administración que permite gestionar todos los parámetros del resto de módulos. Por ejemplo de los parámetros que atañen a los usuarios, ejemplares, catálogos, préstamos, etc.
    • El Enfoque de un sistema intermedio consiste en establecer un módulo de administración que se encarga de algunas funciones y parámetros que atañen a las cargas más pesadas o importantes de algunos módulos. Por ejemplo la gestión de la Política de Préstamos, Parámetros de las consultas a la Base de Datos, etc.
    • El Enfoque de un sistema distribuido consiste en la práctica inexistencia de un módulo de administración, puesto que la parametrización de los módulos, reside en los propios módulos del sistema. Por ejemplo las políticas de préstamo se podrían determinar desde el módulo de préstamo o circulación del sistema, el tipo de usario se podría definir desde el módulo de usuarios.


    Como se ha podido advertir, en el diseño de sistemas de gestión de bibliotecas y en general de sistemas gestión de centros de información, hay una constante que se repite en gran medida. Se trata de los módulos de administración y el concepto parametrización. De hecho uno de los factores fundamentales a la hora de elegir un sistema de gestión, son sus opciones de administración y de parametrización, esto es hasta que punto se pueden modificar las propiedades del sistema para que se adapte al máximo a las necesidades de la biblioteca. Esto implica por tanto:
    • Capacidad para editar tablas de la base de datos de forma sencilla e intuitiva.
    • Posibilidades de edición del interfaz de usuario.
    • Posibilidades de ampliación de los campos de descripción en todas las tablas.
    • Determinación del tipo de codificación por set de caracteres.
    • Determinación de formato de catalogación.
    • Privilegios de administración y posibilidades de acceso y gestión de los módulos.
    • Opciones de trabajo en red a modo de herramienta de trabajo en grupo.
    • Opciones de Explotación en la Migración de datos sobre el conjunto de tablas.
    • Uso de formatos de exportación e importación estándar.
    • Opciones de mantenimiento de BD automatizadas y supervisadas.

    El Módulo de Administración

    El módulo de administración se considera clave, tanto en cuanto es el responsable de los parámetros fundamentales bajo los que funciona el conjunto del sistema. La administración permite especificar que tipologías y calificadores básicos se utilizaran en el sistema de gestión de bibliotecas. Esto implica que las tablas principales del sistema se vean determinadas en gran medida para especificar por ejemplo la localización y ubicación de un documento en la biblioteca según su sala, estantería y planta, o por ejemplo determinar la situación o el estado en el que se encuentra el documento (Prestado, Disponible, Baja, Expurgado...), el estado de conservación, el tipo de ejemplar (Monografía, Revista, Obra de Referencia), el origen del documento o por ejemplo cuál fue su tipo de adquisición (Compra, Canje, Donación). Asimismo al igual que ocurre en lo relativo al catálogo, sucede con los usuarios, con el préstamo, las adquisiciones y cualquier otro módulo susceptible de ser tipificado en algunos de sus campos.


    En el siguiente gráfico se expone un básico Nivel de Tablas del módulo de administración referido anteriormente. En esta representación se explicita la administración de parámetros relativos al documento, al usuario de la biblioteca, los administradores del sistema, los privilegios de acceso, los perfiles del préstamo, así como los aspectos relativos al mantenimiento del sistema atendiendo al mantenimiento técnico propiamente dicho, la explotación de los datos mediante migración y los parámetros referidos a los formatos de explotación.